Come sistemare carte e documenti con un metodo facile ed infallibile

In questi ultimi anni c’è stato un gran dibattito sulla dematerializzazione, nonostante tutto però quotidianamente siamo sommersi da carte e scartoffie che ci inondano la casa. Non bisogna farsi prendere dal panico, l’importante è seguire un metodo programmato e strutturato per tenere in ordine le carte, creando una sorta di archivio generale organizzato in maniera semplice ma estremamente efficace. La prima cosa da fare è raccogliere tutte le carte dislocate nella casa e radunarle in un unico punto. Le carte raccolte dovranno essere custodite in una sola parte della casa. Le scatole d’archivio sono perfette per gli armadi chiusi, mentre iraccoglitori sono la scelta ideale per gli scaffali aperti.

Ora è possibile iniziare l’archiviazione, denominando le varie scatole o raccoglitori con apposite etichette, che possono essere suddivise in 9 grandi macro-sezioni: casa e trasporti, banca, sanità, figli, lavoro, tributi, documenti ufficiali, atti notarili e libretti generali (garanzie, fatture, manuali d’uso, ecc.). Si possono utilizzare delle sottocategorie per rendere la ricerca più veloce, usando apposite cartelline portadocumenti. Durante la fase di archiviazione bisogna conservare il minimo indispensabile, quindi occorre eliminare tutte le carte che non servono più. La digitalizzazione dei dati su un pc o su una chiavetta è un’ottima soluzione per liberarsi delle carte, conservando contemporaneamente documenti che possono servire (come assicurazioni, scontrini e garanzie) senza occupare spazio.

Per quanto riguarda i ricordi affettivi si possono conservare quelli più emozionanti, come ad esempio il primo disegno del proprio bambino, ma sicuramente non è il caso di conservare un biglietto d’auguri di Natale della vicina di casa. Naturalmente bisogna gestire anche le nuove carte in arrivo, come bollette, pubblicità, volantini, ecc. I portariviste, opportunamente suddivisi per categoria, rappresenta una soluzione molto indicata. Infine è opportuno ricordarsi di seguire quotidianamente questo metodo, altrimenti tutto il lavoro fatto precedentemente per organizzare carte e scartoffie diventerebbe di fatto vano.